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 GENERALITES |
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UTILITE
La messagerie (courrier électronique) est de loin (60%) l'outil le plus utilisé sur Internet.
Son emploi dans la communication est essentiel mais on sous-estime généralement son intérêt pour la collecte d'informations.
Personnaliser son dispositif de messagerie est indispensable, notamment pour des motifs de sécurité.
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E-Mail
- Four11 Directory Services
- International E-mail accessibility - World Map
- WhoWhere? - E-mail Adresses
- Plus complet que dans sa version francophone.
- WhoWhere? - Adresses de courrier électronique
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MODALITES-OUTILS
SMTP: protocole d'expédition du courrie
POP et IMAP: protocoles de récupération du courrier
es centres de tri (message transfer agent) distribuent et acheminent les messages
les passerelles (gateway) gèrent la communication avec des systèmes extérieurs
au niveau du poste individuel: les boites aux lettres reçoivent et stockent les messages les Agents utilisateurs sont les outils qui permettent l'accès au service de messagerie
les passerelles (gateway) gèrent la communication avec des systèmes extérieurs
- Systèmes " propriétaires" :Microsoft Exchange, Lotus Notes Domino, Group Wise de Novell
- Systèmes ouverts gratuits (Outlook Express et Netscape
- Systèmes ouverts commerciaux: ex:Eudora
- la coupure des lignes. les logiciels de courrier permettent presque tous la saisie au kilomètre , sans taper de retour-chariot en fin de ligne. On ne tape de retour-chariot qu'en fin de paragraphe, comme dans de nombreux logiciels de traitement de textes. Juste avant l'envoi, les logiciels de courrier recoupent généralement le texte en lignes de moins de 72 caractères . Par conséquent, le texte envoyé risque de ne pas avoir la même présentation que lors de son écriture,
Si on tape manuellement des retours-chariot en fin de ligne, ou si on colle du texte déjà découpé en lignes (de 80 caractères par exemple), chaque ligne de l'original sera redécoupée en deux : une ligne de 72 caractères et une de quelques caractères.
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un site de conseils pour l'e-mail
Site Arobase : site francophone sur le courrier électronique ("l'email sous toutes ses coutures")
Editeur : © 1997-2005 Arobase.org (Linéales : Sébastien Roussel 75011 Paris, France)
Rubriques : Les adresses, Les logiciels, L'école du mail ("Toutes les clés pour bien maîtriser le courrier électronique), SOS e-mail, Les forums, 200 trucs & astuces + A la une, Les rubriques : les fournisseurs d'adresses, Les logiciels de messagerie, L'école du mail, SOS e-mail + Les dossiers spéciaux, L'actu du mail.
http://www.arobase.org
Une FAQ sur l'e-mail
Halte aux abus
Mode d'emploi de Outlook Express:
FaqOE
Memoclic
Mode d'emploi de Netscape Messenger
WEB2:Email
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RISQUES
un courrier électronique non chiffré (ou non crypté) est aussi confidentiel qu'une carte postale
Les SPAMS |
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SECURITE DE LA MESSAGERIE
Sécurité sur Internet
Si les navigateurs sont dotés de sécurités, les logiciels de messagerie ne permettent que la desactivation de l'affichage HTML.
Outlook Express présente quatre zones de sécurité prédéfinies: Internet, Intranet, sites de confiance, sites sensibles. Chaque zone peut être configurée (Options)
Le cryptage
La signature electronique : Pensez à signer tous vos messages
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SECURITE COURRIER
GlobalSign
GlobalSign
Pretty Good Privacy
Anonymizer ]e-mails
Contre le spam et les virus:
http://www.linternaute.com
http://www.secuser.com
renvoyer les spams à spam@cnil.fr
Surveiller: Les paramètres personnels
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- Si vous changez de fournisseur: vous pouvez ouvrir une adresse permanente chez un hébergeur spécialisé qui redirigera votre courrier partout où vous allez Forevermail
- Le Menu Outils-Options d'Outlook Express
- paramètres généraux de transmission
- options de format texte ou HTML
- options de sécurité
- options avancées: compression et durée de stockage
- CLASSER VOS CORRESPONDANTS
- Récupérez vos anciens carnets d'adresses, y compris vos adresses téléphoniques:fonction " Importer-carnet d'adresses" à partir de vos agendas actuels. Si nécessaire passer par un fichier texte. Dans Windows, le carnet d'adresses est enregistré avec l'extension.WAB (Windows Adress Book)
- Créez un carnet d'adresses par groupes
- l est prudent de sauvegarder sur disquette une copie du carnet d'adresses
- Comment trouver une adresse électronique?
- recherche de personnes et annuaires pages blanches
- TRAVAILLER RAPIDEMENT
- Recevez un avertissement en cas d'arrivée de message, sans lancer le logiciel : Netscape Communicator/Utilitaires/Notification de courrier Netscape. Fonction identique dans Outlook
- Groupez l'envoi de courriers en les rédigeant hors connexions et en les plaçant dans le dossier brouillons ou le dossier Boite d'envoi.
- Fermer rapidement en réglant les délais de compression automatique (Dans Outlook Express: outils -options- avancés - Maintenance)
- différer le téléchargement de fichiers joints trop volumineux en modifiant la valeur par défaut (souvent 40 ko) des fichiers transférés.
- trier le courrier chez le serveur avant téléchargement
- http://www.email-remover.com
- TRAVAILLER A PLUSIEURS
- Gérer plusieurs comptes de messageries
- gérer plusieurs identités d'utilisateurs avec mot de passe éventuel (Outlook express version 5: menu Fichier-Identité)
- Gérer une même boîte sur plusieurs ordinateurs ( à la maison et au bureau) sans effacer les messages après une consultation : en agissant sur l'outil " laisser le message sur le serveur
- MESSAGERIE ET GESTION DU TEMPS: couplée à un gestionnaire d'agenda (type Organizer de Lotus ou autres) la messagerie peut vous aider à gérer vos rendez-vous et à vous rappeler les urgences, anniversaires etc
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Comment vérifier une adresse ?
Serveur du CIRIL
Classement des messages
Back Up Xpresso : archives classées et messages en cours
Outlook Express vous permet de consulter les annuaires d’adresses e-mail directement depuis la fenêtre de composition des messages (voir astuce correspondante).
Vous pouvez ajouter dans la liste des annuaires consultables depuis votre logiciel l'annuaire de votre choix, celui de votre société par exemple.
Vous devez tout d’abord connaître le nom du serveur : cette information vous est généralement communiquée par le fournisseur du service.
Dans le carnet d'adresses ou dans Outlook Express, choisissez Comptes dans le menu Outils et affichez l'onglet Service d'annuaire. Cliquez sur Ajouter, puis Service d’annuaire. Entrez le nom du serveur (serveur LDAP) et validez. |
ECHANGES LA MESSAGERIE, MOYEN DE COMMUNICATION
une communication rapide, peu coûteuse, en temps différé
- Une communication simple: " Plus intensif (on échange plus de mails que de courriers ordinaires ou de coups de fil), plus direct (le ton des courriers électroniques est plus spontané et synthétique), et moins impliquant (un message électronique ne véhicule ni la solennité d'un courrier, ni la charge affective d'une conversation téléphonique" (AFTEL: Internet, les enjeux de la France 1996)
- La messagerie permet la communication de groupe
On peut cacher les noms de certains destinataires en mentionnant un seul destinataire (vous par exemple) et en utilisant les mentions CCI (copie conforme invisible) ou BCC (Blind Carbon Copy). Cette technique est très utilisée par les " spammeurs" ceci peut donc vous faire considérer comme un expéditeur indélicat.
- On peut créer des modèles de courrier et les enregistrer pour un usage ultérieur
- On peut échanger des documents par " fichiers joints" . Pour envoyer rapidement un fichier , utiliser la fonction " Envoyer vers" de Windows (clic bouton droit). si votre logiciel de messagerie n'apparaît pas dans la liste proposée par Windows, ajoutez le en tant que raccourci dans le sous-répertoire" C:\WINDOWS\Send to Pour échanger des fichiers très lourds, utiliser plutôt le FTP, par exemple à partir d'un site gratuit
- On peut communiquer par messages HTML aussi bien que par le format texte de messagerie. Ce dernier est plus rapide et plus universel. Attention toutefois à la sécurité.
- L'envoi de messages à des détenteurs d'ordinateurs Apple pose parfois problème, surtout quand il y a des fichiers attachés avec Word. Vous pouvez tourner la difficulté en envoyant des fichiers attachés élaborés en format texte ou encore en format RTF.
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Les logiciels classiques permettent la gestion de messages de groupe.
Sinon, voir le logiciel gratuit Aureate Group Mail
Vous avez besoin d'accéder à votre carnet d'adresses n'importe quand, n'importe où ? Mettez-le donc en ligne !
Plusieurs sites vous offrent ce service. Nous retiendrons essentiellement :
- Le carnet d'adresses de Yahoo! : relativement bien conçu, ce service dispose de fonctions d'import/export compatibles avec la plupart des logiciels, dont Outlook et Palm Desktop.
Plus perfectionnés, les services de "Carnet d'adresses universel" vous permettent de le tenir à jour automatiquement.
- Plaxo : ce service s'intègre à Outlook ou Outlook Express par installation d'un plug-in. Il permet de relancer vos contacts par e-mail, pour leur demander de vérifier si leurs informations sont à jour (service en anglais).
- Même principe pour Unyk, qui a l'heureuse initiative de proposer une version en français.
- MIND UP Site: http://www.calindasoftware.com Mettez de l'intelligence collective dans votre messagerie !
Autour d'un sujet, les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie habituelle. En coulisses, MindUp structure ces échanges, les rend constructifs et les mène rapidement à de bonnes décisions. Il en conserve une trace pour les capitaliser. Enfin, il génère des tableaux de bord pour comprendre l'activité intellectuelle de l'organisation. MindUp accélère les projets en R&D et en services informatiques.
Contact : Alexandre MERMOD, amermod@calindasoftware.com
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EVALUATION LA MESSAGERIE, MOYEN D'INFORMATION
- S'ABONNER A UNE LETTRE DE DIFFUSION
- CONSULTER UN FORUM (en direct, en différé, en archives) par le gestionnaire de " news" associé à la messagerie
- ENTRETIEN " UN à UN" : poser sa question, discuter les réponses est facilité par la messagerie électronique
- avec des partenaires habituels: préparation de réunion
- consulter des experts dont on connaît l'adresse ou dont on trouve les références dans les sites Web et les forums
- ENQUËTE DE GROUPE: il est possible de procéder à des enquêtes collectives (sondages, marketing) par messagerie. Des éditeurs (ex. Surveyor Manager de Sirius Team) proposent des produits logiciels spécifiques utilisant le courrier
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PRESENTATION CLASSER LES MESSAGES
- Supprimez les messages inutiles un par un (clic) ou par sélection (touche CTRL) puis touche Supprimer
- Créez des catégories de messages: dossiers et sous-dossiers par sources, par nature etc...Ces dossiers sont enregistrés sur le disque dur comme les autres dossiers accessibles par l' Explorateur. Vous pouvez affecter une couleur à vos fichiers (par ex. par ordre d'urgence ou importance)
- Rangez y les messages par sélection/couper-coller ou la fonction " envoyer vers" (bouton droit)
- Automatiser le traitement des messages: (outil-gestionnaire de réception) pour sélectionner les envois de certains expéditeurs
- détruire (notamment pour éviter le spam)
- faire suivre à un autre correspondant
- ranger dans un dossier
- envoyer une réponse type (par ex. un accusé de réception
- Depuis la version Outlook Express 5 permet de bloquer un expéditeur ou un serveur réputé pour abriter des " spammeurs" (mail.city.com, mail.usa.com). pour se dégager d'une lettre de diffusion à laquelle vous êtes abonné, éviter le blocage (qui encombre la capacité de votre boîte) et procéder par la procédure normale d " unsuscribe
- Il est possible de supprimer ou rediriger le courrier comportant certaines expressions particulières vers un autre destinataire ou un dossier d'enregistremen
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PERSPECTIVES |
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